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Methodology【脱Excel】失敗しないSharePointリスト設計：
【脱Excel】失敗しないSharePointリスト設計：
3つの鉄則とデータ資産化
2026.01.28•10 min read
SharePointリストは単なる「Web版Excel」ではありません。
Excel感覚で列を追加し、データを放り込んだ瞬間から、
あなたのリストは「時限爆弾」を抱えることになります。
Excel感覚で作ると直面する「3つの壁」
1
5000件問題（ビューの閾値）
データ件数が5000を超えた途端、フィルタや並べ替えができなくなり、Power Automateフローもエラーを吐き始めます。インデックス設計がないリストの寿命は短いのです。
2
委任（Delegation）の警告
Power AppsやAutomateから検索する際、「このクエリは委任できません」という警告が出ます。サーバー側に処理を任せられないため、全件取得しようとしてアプリが重くなります。
3
権限管理の破綻
「この行だけ部長に見せたい」。アイテム単位の権限設定を乱発すると、パフォーマンスが劇的に低下し、管理不能な状態に陥ります。
「データベース」としての設計思想
SharePointリストを長期間安定して運用するためには、RDB（リレーショナルデータベース）の設計思想を取り入れる必要があります。
- 正規化（Normalization）
マスタデータとトランザクションデータを分け、ルックアップ列で結合する。Excelの「1枚のシートに全部入り」をやめることが第一歩です。
- インデックス列の定義
検索頻度の高い列（ID、ステータス、日付など）には必ずインデックスを設定し、5000件を超えてもクエリが通るようにします。
- 内部名（Internal Name）の管理
列を作成するときは、まず半角英数字で作成し、その後に日本語名に変更する。これにより、Power Automateから参照する際の内部名がきれいになり、バグを防げます。
よくある質問 (FAQ)
- Q. 既存のExcelファイルをインポートすればリストは作れますか？
- A. 作れますが、お勧めしません。自動生成される列の内部名がランダムな英数字になり、後でAutomate連携する際に非常に扱いづらくなります。手動で空のリストから設計・作成するのがベストプラクティスです。
- Q. SharePointリストは何件までデータを格納できますか？
- A. 理論上は3000万件ですが、実用上は数万件〜数十万件が目安です。ただし、適切なビュー設定とインデックス設計がなければ、わずか5000件で機能不全に陥ります。